JAKARTA, MENARA62.COM – Indonesia melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar Southeast Asia Regional Branch of International Council on Archives (SARBICA) International Seminar 22nd General Conference dan 23rd Executive Board Meeting “Safeguarding the Archives: Memory, Pandemic, and Technology”. Kegiatan yang digelar secara daring dan luring tersebut berlangsung 23-25 November 2021.
Rangkaian kegiatan tersebut dibuka oleh Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Rini Widyantini. Menurut Rini, tema seminar internasional dan pertemuan rutin tahunan Lembaga Kearsipan se-Asia Tenggara yang tergabung dalam SARBICA ini sangat berkorelasi dengan kondisi yang tengah dihadapi seluruh masyarakat di berbagai belahan dunia.
“Ketiadaan pengetahuan yang memadai dalam menghadapi pandemi COVID-19 telah mendorong pemerintah untuk melakukan inovasi dan terobosan, terutama dalam penyusunan kebijakan dan pemberian pelayanan kepada masyarakat,” tutur Rini.
Seluruh upaya pemerintah dalam melakukan penanganan pandemi COVID-19, terekam dalam berbagai kebijakan dan kegiatan yang dihasilkan oleh kementerian/lembaga. Rekaman kebijakan dan kegiatan tersebut, lanjut Rini, sudah seharusnya dikelola dengan cara yang penuh inovasi dan dengan basis teknologi informasi. “Ini pun menjadi bagian dari akuntabilitas kinerja pemerintah selama masa pandemi COVID-19, juga sebagai media pembelajaran dan sumber pengetahuan bagi generasi yang akan datang,” terang Rini.
Dalam menghadapi pandemi COVID-19 di Indonesia, Kementerian PANRB bersama-sama dengan ANRI berinisatif untuk melakukan pelindungan dan penyelamatan arsip yang dihasilkan dari segala kegiatan dalam penanganan COVID-19 dengan mengeluarkan Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan COVID-19 dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
Pada kesempatan yang sama, President of International Council on Archives, David Frickers menerangkan bahwa pertemuan ini akan membahas tentang bagaimana kita membangun dan mengelola inovasi baru, khususnya dengan adanya kondisi pandemi COVID-19. “Semua sektor terpengaruh karena adanya kondisi ini, tidak terkecuali di bidang administrasi publik dan dunia kearsipan, sehingga menghasilkan berbagai perubahan termasuk di bidang transparansi publik,” jelasnya.
Menurut David, manajemen kearsipan harus siap dan sangat perlu dapat mengikuti perubahan yang terjadi. Konsekuensinya, administrasi publik perlu juga diperkenalkan dengan teknologi baru agar lebih terjamin dan mampu mempersiapkan generasi mendatang dalam menghadapi kasus serupa.
“Oleh karenanya, marilah kita jadikan ajang ini sebagai awal untuk pengelolaan arsip yang lebih transparan dan relevan dengan kolaborasi antarlembaga dan negara yang lebih baik,” ajak David.
Sementara itu, Kepala ANRI, Imam Gunarto menyampaikan bahwa penunjukkan Indonesia melalui ANRI sebagai tuan rumah penyelenggaraan konferensi internasional ini didasarkan atas hasil General Conference SARBICA tanggal 24 Oktober 2018 yang diselenggarakan di Putrajaya, Malaysia. Tema yang menjadi perhatian pada pertemuan ini “Safeguarding the Archives”: Memory, Pandemic, and Technology”.
“Tema tersebut memiliki filosofi dan makna yang sesuai dengan semangat penyelenggaraan kearsipan pada saat ini yang mana dalam konteks saat kontemporer kini dapat dilihat dari 3 (tiga) perspektif, yaitu berkaitan dengan peningkatan peran arsip sebagai warisan dokumenter dunia, respons terhadap pandemi, dan pemanfaatan teknologi,” jelas Imam.
Selain itu, dukungan pemerintah Indonesia terhadap ANRI dalam pelaksanaan konferensi internasional ini pun disampaikan Direktur Sosial Budaya dan Organisasi Internasional Negara Berkembang Kementerian Luar Negeri, Penny Dewi Herasati.
Menurutnya, ANRI berperan penting dalam mengelola arsip khususnya tentang pandemi COVID-19. Informasi tentang pandemi yang dikumpulkan melalui arsip akan membuka pembicaraan baru yang penting sehingga setiap negara dapat berkontribusi dalam upaya pengendaliannya.
“Ke depan arsip akan menjadi memori kolektif dunia yang bisa dijadikan pembelajaran bagi generasi mendatang. Kontribusi seluruh negara dalam menghadapi pandemi pun bisa dibagikan sebagai arsip bersama, seperti halnya arsip tsunami yang dibagikan oleh beberapa negara termasuk Indonesia. Oleh karena itu, melalui kegiatan ini kita bisa mengumpulkan dukungan dari berbagai pihak untuk meningkatkan pengelolaan arsip yang lebih baik,” papar Penny.
Selain seminar internasional, ANRI mewakili Indonesia juga menjadi tuan rumah penyelenggaraan 23rd Executive Board Meeting dan 22nd General Conference SARBICA. Executive board meeting merupakan pertemuan tahunan pimpinan lembaga kearsipan nasional di wilayah Asia Tenggara yang membahas perkembangan kearsipan di wilayah regional, sekaligus program-program kearsipan yang diselenggarakan oleh SARBICA termasuk keanggotaan.
Adapun pada general conference kali ini fokus pada pemilihan anggota Dewan Eksekutif yang dengan rekomendasi Dewan akan menunjuk atau memilih Chairman (Ketua) dan (Vice Chairman) Wakil Ketua SARBICA periode 2021–2023.
Kegiatan Southeast Asia Regional Branch of International Council on Archives (SARBICA) International Seminar 22nd General Conference dan 23rd Executive Board Meeting diperkirakan melibatkan sekitar 3.000 orang peserta baik dari dalam negeri maupun luar negeri.
