JAKARTA, MENARA62.COM — Petugas protokoler tidak semata ditemui di instansi-instansi resmi pemerintahan. Pondok pesantren (Ponpes) juga harus memiliki petugas khusus untuk menangani tamu-tamu penting atau very important person (VIP) yang sedang berkunjung ke Ponpes.
Nur Khasan, salah seorang Ustaz Pondok Modern Tazakka, Batang, Jawa Tengah, mengatakan, adanya tamu-tamu VIP yang berkunjung, mengharuskan Ponpes memiliki divisi protokoler. Untuk itu, tidak hanya pada level pengajar atau Ustaz, kesadaran peran keprotokolan juga harus dimiliki para santri.
Khasan menyebut, menjadi protokoler bukanlah tugas yang mudah, karena dia yang bertugas mengatur dari A sampai Z kehadiran sampai kepulangan tokoh penting yang mendatangi Ponpes. Apalagi bila tokoh yang hadir lebih dari satu orang atau bahkan dikunjungi pejabat super penting, seperti presiden atau wakil presiden yang kerap kali didampingi banyak pejabat pengiring. “Butuh keahlian dalam komunikasi, koordinasi dan kolaborasi yang baik antar bagian,” kata Khasan, akhir pekan lalu.
Khasan menyampaikan kisah-kisah sebagai protokoler pada hari kedua Pekan Ilmiah dan Keterampilan Santri (PIKSA) yang berlangsung di Aula Kampus III Ponpes Darunnajah 2, Cipining, Bogor, Jawa Barat. Kegiatan Belajar Keprotokolan ini diikuti lebih dari 1.000 santri.
Lebih jauh, Hasan berbagi pengalaman saat menjadi protokoler kunjungan Wakil Presiden RI Jusuf Kalla, tamu-tamu dari Timur Tengah, dan tamu luar negeri lainnya ke Pondok Modern Tazakka. “Protokoler harus mengeluarkan kemampuan puncak dalam bertugas, sehingga tamu yang kita dampingi merasa aman dan nyaman,” imbuhnya.
Selain persiapan fisik dan mental dari petugas protokoler, Khasan juga memaparkan beberapa teori praktis di bidang keprotokolan. Bersama anggota kepanitiaan yang lain, protokoler harus memiliki dan menyiapkan prosedur penyiapan kedatangan tamu, persiapan acara, dan persiapan teknis lainya.
Kepala Biro Pengasuh Santri Ponpes Darunnajah Muhlisin Ibnu Muhtarom menilai skill keprotokolan ini sangat penting untuk dimiliki para santri. “Ustaz Khasan ini memang kami tunggu kehadirannya untuk berbagi ilmu di bidang keprotokolan Ponpes,” kata Muhlisin.
Pelatihan Keprotokolan bagi santri ini bermakna penting bagi Ponpes Darunnajah. Saat ini, ungkap Muhlisin, Ponpes tengah bersiap dalam menyambut Kesyukuran 30 Tahun Pondok Pesantren Darunnajah 2, Cipining, Bogor dengan acara puncak pada 18 Juli 2018. Pada acara tersebut, Ponpes Darunnajah akan mengadakan berbagai kegiatan dan mengundang banyak tamu penting.
